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項目管理體系建設奠定組織項目管理成功基礎
來源:易卓項管 編者:Sylvia 瀏覽量:4094 文字大小: 【小】 【中】 【大】

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目前,大部分組織缺乏完整的項目管理體系。由于缺少系統性,項目管理流和業務流分離,往往顧此失彼,矛盾此起彼伏,項目經理和公司領導成為消防隊員,責權不明,協調不暢,常常陷于項目經理無法、公司管理層無奈、項目成員無從的狀態,給項目成功實施帶來了潛在的風險。項目管理方法和業務流程相互配合,在實踐中進行優化,將全面增加企業項目成功的機會,也使企業的相關部門以項目為導向,步調一致。


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1、 規范并指導管理過程:無論是有經驗的項目經理、項目團隊成員,還是公司級項目管理人員,都需要將項目管理手冊作為實施大綱,都需要遵循項目管理程序實施操作,所以說項目管理手冊是項目管理人員和團隊成員的備忘錄;

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1、 項目過程控制總體思路包括企業項目實施策略、產品各階段控制思路及過程控制方法等;
2、 輸入和輸出的要素包括數據和信息、計劃和報告、風險及可以交付的成果等;
3、 過程控制包括工作流程,工作方法、操作規則和作業指導;
4、 職責包括職能部門和角色對項目階段和實施步驟的貢獻。


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項目管理信息系統,可以及時綜合項目信息,能夠提供實時的、精確的項目數據,為項目的管理工作提供一致性、共同的語言和共同的過程,并且能夠對進度計劃、工作完成情況和預測做出更新,因此它在給項目經理帶來工作方便之時,也在無形中提高了組織的項目管理能力。


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1。 功能和結構應當與企業組織整體機制相適應;
2。 操作流程應當符合項目管理的基本方法和企業項目管理方法,同組織的項目政策、程序、指導方針相一致;
3。 簡單易學,便于各級各類人員使用,便于提高項目管理人員的能力;
4。 具備開放性,便于和其他系統功能整合,容易升級;
5。 能滿足不同利益相關者的需要。


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鑒于項目管理體系不僅涉及到企業項目管理策略和思路,而且牽扯到具體的項目管理操作方法以及特殊情況的應對辦法。就好比一個城市交通的正常運行,不僅需要有明確的交通規則,還需要有交通規劃(我們簡稱修路)和操作實施細則(獎懲條例),明確的角色和職責(警察、行者等),除此之外,還需要有特殊情況的應對機制。哪條路允許行,哪條路禁止走,哪條路應該寬,哪條路應該快;遇到交通堵塞了應該如何處理,遇到緊急情況應該如何應對等等問題都需要統籌安排考慮,所以我們說項目管理體系建設是個系統工程。


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建立項目管理體系,不僅要引入國際項目管理理念、工具方法,更重要的是深入的調研訪談,結合企業實際,制定一套切實可行的、科學的、可操作的管理流程和規范,除此之外,統一思想和認識、確保組織成員使用共同的項目管理語言和思維方式是成功建立體系的基礎。


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設計實施的關鍵是總體思路。明晰組織項目管理的特點(行業特點、項目生命周期等),確定組織項目管理的實施策略(組織策略、考核評價策略、授權策略、資源配置策略以及項目支持策略等),構架項目管理手冊總體架構(文件結構、文件名、文件指針等),確定項目實施限定條件(行業規范、操作規則等)……在這個過程中,還需要注意大量的溝通:體系建設者必須保持與企業領導的有效溝通、與項目管理專家的有效溝通、與技術專家的有效溝通、與企業員工的有效溝通……另外清晰的文件框架結構,圖示化的工作流程、簡練的語言描述、清晰的操作表單,有助于執行者正確的理解。只有這樣,才能確保建立的體系可以理論與實際相結合、項目管理流與業務流相結合,才具有先進性、指導性和可操作性。


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項目管理體系建設不僅是一個復雜的系統工程,而且是一個產品。所以它本身需要經過發布試運行、運行以及持續改進的過程。新的體系的導入,必定帶來新的管理理念、新的工作模式和工作方法。如何使大家盡快理解并在自己的工作中貫徹是本階段的重要工作。組織宣貫是統一思想、指導運行的有效方法之一。這一階段的主要任務是培養并建立組織的項目管理綜合能力,使組織具有良好的造血機制,以便能夠應對風險和持續改進。


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