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人工智能將顛覆項目管理決策過程
來源: 編者:Sylvia 瀏覽量:6222 文字大小: 【小】 【中】 【大】
人工智能可能會幫助項目經理從繁瑣的工作中解脫,關注能創造更高價值的工作。問題是,你準備好了嗎? —— S.A. Swanson

人工智能迅速發展,將對我們的工作和生活產生巨大影響。未來,這項技術所能產生的影響只會不斷加大。Transparency Market Research公司2016年公布的報告顯示,截至2024年,對新興人工智能技術的全球投資將達到3萬億美元。相比之下,2015年為1260億美元。隨著人工智能的崛起,項目管理的決策過程也將發生根本性變革。
制定預算、預測成本超支制定進度表方面,人工智能的信息收集能力能夠幫助減少人為誤差和偏見。例如,AI的分支 – 機器學習,即利用算法預測結果,能夠分析以往項目的海量歷史數據,確定和評估數千種進度可能性,幫助項目經理選擇最佳方案。
Emerging Business Accelerator自動化事業部聯席董事MugundSaravanan Mugund表示:“人工智能不會取代項目經理,但一定會成為項目經理工具箱中的一件關鍵工具,幫助改善交付實踐。

*Emerging Business Accelerator自動化事業部隸屬于印度高知特集團。高知特總部設在金奈,是印度一家領先的IT服務及外包供應商。

AI輔助技術能夠減少項目監控和進度變更所需的時間和資源,讓項目經理將主要精力投入到人工智能無法發揮功效的領域,例如員工技能培訓和團隊建設。澳大利亞墨爾本Argo Computing Services的高級項目經理Boris Petukhov表示,借助于這項技術,項目負責人能夠有更多時間和精力來確保項目與相關商業案例和組織目標保持一致。

提升效率的利器

Mugund表示在項目管理方面,人工智能的潛在應用非常廣泛。它的數據吸收和分析能力能夠最大限度地消除項目規劃和決策過程中的人為失誤。“借助輸入的活動類型、所涉資源、環境、所需技能等細節信息以及以往項目的歷史數據,機器學習能夠對工作分解結構每個環節的投入和成本進行更準確的評估。”
這種AI應用能夠幫助組織從以往的項目數據中吸取經驗教訓,例如從原始進度表、團隊成員、技能組合、職能以及任務復雜性方面。

項目經理無法充分利用歷史數據所具有的真正價值,哪怕只是其中的一小部分,但人工智能和機器學習卻非常擅長。
舉個例子,從軟件開發項目的質量數據中,AI工具能夠非常準確地估算所需要的測試次數或在之后新版本發布中可能出現的缺陷。
借助定期輸入的有關項目實施細節的數據,人工智能技術能夠改善風險評估實踐。Mugund稱:“它們能夠幫助項目經理更好地對任務管理進行量化,同時做出正確決定以降低或避免風險。這有助于預測和避免巨大的成本超支。”
例如,人工智能工具能夠定期對特定供應商的硬件交付風險進行定量評估。這項技術能夠分析供應商過去的交付表現數據以及當前所需細節,例如提前期、交付地點以及硬件的獨特性和復雜性。Mugund說:“這能夠幫助項目經理了解何時降低風險以及變更到硬件交付B計劃。”

前期回報

由于相關技能和資源滯后,人工智能在項目管理上的廣泛應用要在兩到三年之后才能實現。美國南卡羅萊納州格林維爾Vincula Group公司總裁、PMP,Lee Stogner表示,將人工智能整合入企業軟件的行動已經開始。“對于項目管理來說,人工智能聊天機器人提供了與人員互動和咨詢問題的新方式,同時能夠給出相關建議,讓項目資源的投入有所側重,幫助完成項目目標。聊天機器人減輕了項目經理的負擔,讓他們能夠為項目實施的關鍵環節提供更有效的支持。”
Stogner表示項目管理團隊可以利用采用自然語言處理軟件的云短信平臺,減少項目經理提供信息,更新項目進度狀態的耗時。他說:“人工智能的應用就是要提高信息收集速度和獲取更多細節,以便作出更理想的決策。會有更多虛擬項目經理工具出現,將機器和人類的知識整合進規則和算法。
德國茨魏布呂肯,凱澤斯勞滕應用科技大學的計算機科學與微系統技術系教授、PMP, Adrian Müller表示人工智能甚至能夠消除通訊隔閡,改善信息流。對于大量成員分布在多個時區的項目,人工智能能夠分析交流模式,確定哪種方式——例如電子郵件或者在線聊天——能夠讓團隊成員以最快速度獲取信息。
Müller稱:“在一個規模較大并且人員分散的團隊,掌握全球的情況并不現實。”一個高效的人工智能分析算法則能夠在一段時間后預測未來趨勢。例如,它能發現遭遇特定問題的團隊成員的挫折感水平變化,某個項目出現特定問題的頻率,或者團隊成員討論特定問題的耗時。“項目經理確定他或她所需要的信息,數據采集算法負責計算各種變量。”

漸成現實

雖然短期內不會出現任何一項足以取代項目經理的人工智能技術,但Stogner認為一些初級項目管理崗位將在未來某一天被人工智能取代。他說:“當前在絕大多數行業,人工智能都在不斷發展甚至已開始投入應用。這項技術能夠以更快的速度工作,發現更多細節,降低對初級項目管理人員的需求。”
項目管理專業人員和組織需要擁抱人工智能開啟的種種可能性,而不是將其視為一種威脅,應該從現在起就做好迎接變革的準備。項目經理要主動學習人工智能相關知識,讓自己成為向人工智能過渡過程中不可或缺的環節。首先,他們應了解人工智能如何分析以往數據和預測未來走向,如何超越人類以及在哪些方面仍不及人類。Petukhov表示他們可以參加與數據分析、預測分析和機器學習有關的人工智能基礎培訓,來獲得這些知識。“除了這些培訓,其他基礎培訓,例如針對業務決策的數據科學,也能提高項目經理在實踐中應用人工智能的能力。”
Petukhov指出項目經理必須提高戰略和領導能力,盡快意識到人工智能可能對他們的行業或組織帶來的種種益處。“他們應該對所在組織如何應用人工智能有一個清晰認識,確保能夠以最有效的方式獲得這些益處。”
Petukhov表示在組織開始引入人工智能時,率先接受這項技術的項目經理能夠成為組織內必不可少的人才。項目經理應盡早使用人工智能,同時讓管理層看到初步效果,了解人工智能所能帶來的益處,進而獲得管理層對這項技術的認可。項目經理可以嘗試某些通用和原始數據分析和可視化技術,吸收消化以往項目數據。這些舉措能夠為項目經理的關鍵職能提供支持,例如成本和進度評估。“這有助于項目經理展示成果,以獲得管理層的支持。”
不過,人工智能并非一劑“萬能藥”。如想獲得人工智能的“福利”,首先要擁有成熟的項目管理實踐。Petukhov表示如果一個項目管理團隊并不了解進度情況,人工智能不會增加任何價值。“人工智能不會取代項目經理在資源、需求和限制因素方面的知識,但它能夠快速處理海量數據。”
Stogner指出隨著人工智能技術的成熟,項目經理必須與這項技術一同進化,以繼續獲取其價值。他說:“要成為一名擁抱新工具的項目經理,利用新工具降低工作難度和提高工作效率。你必須做出改變,否則世界的變化會將你甩開。


————新型招聘方式————

人工智能(AI)能夠消除招聘過程中的人為偏見,幫助組織建設更多元化的項目管理團隊。人力資源部門可以在以下兩個方面采用人工智能,讓這項技術大顯身手:

縮小性別差距—
去年,麥肯錫公司測試了相關算法。他們用算法分析1萬多份簡歷,預測哪些求職者會被公司錄用。AI輔助的結果與公司實際上招聘的人選結果高度一致,但AI選出的女性要 比實際上稍微多一點,說明一些高素質女性被忽視了。
招聘退伍老兵—
希爾頓集團利用人工智能幫助美國退伍老兵克服一個他們通常會遭遇的障礙——將他們的軍旅經歷轉化成平民求職者簡歷中經常看到的工作經歷描述。希爾頓計劃在2018年前招聘1萬名退伍軍人。作為招聘計劃的一部分,他們采用了一項人工智能輔助技術,記錄在線求職者對面試問題的視頻回復,同時分析他們的反饋。所有求職者用同樣的方式回答同樣的問題,使他們能夠得到公平的評估。





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